Informações são fundamentais para o gerenciamento de projetos. Informações sobre a necessidade que originou o projeto, o produto do projeto, a abrangência do projeto, o contexto em que o projeto é realizado, o ambiente do projeto, os diferentes envolvidos no projeto e assim por diante. No início do projeto apenas parte destas informações pode estar disponível e outra parte vai se tornando disponível ao longo do desenvolvimento do projeto. Para que se possa gerenciar bem o projeto é necessário identificar, reunir, organizar e esclarecer estas informações.

Requisitos compõem um subconjunto importante destas informações. Especificações e definições enquadram-se neste subconjunto e servem de orientação para que o produto a ser gerado no projeto efetivamente atenda a necessidade que deu origem ao projeto. Os requisitos devem ser explícitos e um dos trabalhos do gerente do projeto é justamente transformar expectativas - requisitos implícitos - em especificações - requisitos explícitos, claros e, sempre que possível, tangíveis e mensuráveis. Dependendo da natureza do projeto e da sua área de aplicação, os requisitos podem ser expressos de forma mais gráfica, por meio de desenhos, folhas de dados e tabelas ou de forma mais textual, por meio de definições, normas e procedimentos. Muitas vezes é necessário um esforço de refinamento dos requisitos até que se tornem específicos, claros, detalhados e completos. Este esforço é compensado pela eliminação de retrabalhos, pela aceitação do produto do projeto e pela satisfação gerada.

Restrições constituem outro subconjunto importante de informações. As restrições são fatores que limitam as opções no desenvolvimento do projeto. São factuais, provenientes de informações reais e disponíveis, que servem de balizamento para que os objetivos do projeto sejam alcançados dentro dos limites impostos. As restrições tipicamente se referem a prazos, custos, metodologias, tecnologias, localização, espaços, distâncias, acessos, horários, disponibilidades e outras características do ambiente do projeto. De certa forma, os requisitos não deixam de ser restrições, na medida em que, ao especificar o que deve ser feito no projeto, restringem e limitam as opções.

Pressupostos formam outro subconjunto importante de informações. Como nem todas as informações necessárias ao planejamento estão disponíveis, é preciso, muitas vezes, assumir como verdadeiros, reais e certos, alguns fatores que, de fato, não se tem certeza e que deverão ser confirmados ao longo do projeto. Tratam-se, portanto, de hipóteses ou suposições assumidas para o planejamento do projeto. Embora o termo premissas seja frequentemente usado para estas suposições, procuro evitar esta tradução de assumptions, uma vez que em nosso idioma, o termo premissas costuma ser utilizado para designar as informações reais das quais partimos para realizar alguma coisa, não refletindo, especificamente as hipóteses e suposições. Os pressupostos do projeto representam uma fonte de riscos já que as hipóteses e suposições podem não se confirmar, gerando necessidades de mudanças no projeto.

Quanto mais informações reais estiverem disponíveis num projeto, melhores as condições para um bom gerenciamento. Da mesma forma que muitos pressupostos e muitas restrições sinalizam mais riscos no projeto, poucas restrições e poucos pressupostos podem sinalizar falhas na identificação dos contornos do projeto.

Para que o projeto possa ser desenvolvido com sucesso é fundamental que os componentes da equipe do projeto estejam alinhados na compreensão destas informações e dos seus reflexos no projeto. Nos mais de 15 anos como professor em cursos de pós graduação e educação executiva, tenho percebido muita dificuldade no entendimento destes conceitos básicos tão importantes para o gerenciamento do projeto.